Afspraakmanager artsenagenda Welkom
Afspraakmanager artsenagenda Welkom
Versie 1.3 - van kracht vanaf 18 augustus 2026
Deze applicatie wordt gebruikt door de praktijk waarbij u een afspraak maakt, gevestigd te België.
De gegevensverantwoordelijke voor deze verwerking is Proesmans, Rob, ondernemingsnummer 0837.584.508.
Voor vragen over uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
Wij verzamelen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheren van uw afspraken:
Wij verwerken uw gegevens op basis van uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) GDPR) en/of uw toestemming (Art. 6(1)(a) GDPR), voor de volgende doeleinden:
Uw gegevens worden nooit gebruikt voor marketingdoeleinden of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.
Omdat een afspraak bij een zorgverlener een gegeven over uw gezondheid kan onthullen, kunnen bepaalde afspraakgegevens als gezondheidsgegevens (Art. 9 GDPR) worden beschouwd. Wij verwerken deze uitsluitend in het kader van zorgverlening en het beheer van zorgdiensten (Art. 9(2)(h) GDPR). Vul daarom geen medische informatie in het opmerkingenveld in; dit veld is enkel voor praktische informatie.
Alleen bevoegde medewerkers van de praktijk waarbij u een afspraak maakt en de gegevensverantwoordelijke hebben toegang tot uw gegevens, en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor hun functie.
De applicatie wordt technisch beheerd door automation for business IT. Met technische verwerkers worden passende afspraken gemaakt conform Art. 28 GDPR. Wij doen een beroep op de volgende verwerkers:
Als u kiest voor communicatie of inloggen via WhatsApp, worden uw gegevens verwerkt door Meta Platforms. Dit kan een doorgifte van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten inhouden. Deze doorgifte gebeurt met passende waarborgen conform hoofdstuk V GDPR, namelijk het EU-US Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen (SCC's). Als u geen doorgifte buiten de EU wenst, kunt u kiezen voor communicatie via e-mail; de e-mail- en hostingdiensten (AWS) worden binnen de EU verwerkt.
De applicatie beschikt over een AI-assistent waarmee zowel medewerkers als ingelogde patiënten in gewone taal afspraken kunnen opzoeken, maken, verplaatsen of annuleren. Patiënten kunnen via deze assistent uitsluitend hun eigen afspraken beheren. Hiervoor worden beperkte afspraakgegevens (naam, agenda en datum/tijd) verwerkt via de Bedrock-dienst van Amazon Web Services binnen een datacenter in de Europese Unie. Er vindt hierbij geen doorgifte buiten de EU plaats en de gegevens worden niet gebruikt om onderliggende AI-modellen te trainen. Medische gegevens worden niet in het opmerkingenveld verwerkt. De gesprekken met de assistent worden gelogd voor kwaliteitscontrole en maximaal 180 dagen bewaard, waarna ze automatisch worden verwijderd.
| Gegevenstype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Afspraakgegevens | Vierjarig venster: op 1 januari van elk jaar worden afspraken verwijderd die ouder zijn dan vier kalenderjaren. Bijvoorbeeld op 1 januari 2027 worden afspraken van voor 1 januari 2023 verwijderd. |
| Accountgegevens | Tot vijf jaar na uw laatste afspraak of laatste login, afhankelijk van wat het meest recent is. U krijgt eerst een waarschuwing per e-mail; als u niet binnen 30 dagen opnieuw aanmeldt, wordt uw account verwijderd. |
| Toestemmings- en communicatievoorkeuren | Zolang uw account actief is of zolang nodig om uw voorkeur/verzoek te kunnen aantonen. |
| Auditlogs | 90 dagen met persoonsgegevens; daarna worden ze geanonimiseerd en alleen nog gebruikt voor beveiliging, foutopsporing en verantwoording. |
| AI-gesprekken (assistent) | 180 dagen, daarna automatisch verwijderd. Enkel gebruikt voor kwaliteitscontrole van de assistent. |
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens, waaronder:
Deze applicatie gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke (functionele) cookies die nodig zijn om de website te laten werken en om u aangemeld te houden. Wij gebruiken geen analytische cookies, trackingcookies, advertentiecookies of cookies van derden. Omdat wij enkel functionele cookies gebruiken, is uw toestemming hiervoor niet vereist en tonen wij geen cookiebanner.
| Cookie | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| JSESSIONID | Houdt uw sessie actief terwijl u bent aangemeld. Strikt noodzakelijk. | Sessiecookie - verdwijnt wanneer u de browser sluit. |
| userIdCookie | Wordt enkel na het aanmelden geplaatst en onthoudt uw gebruikersnaam zodat u aangemeld blijft ("aangemeld blijven"). Bevat uw gebruikersnaam, niet uw wachtwoord, en wordt gewist wanneer u zich afmeldt. | Tot 2 jaar, of tot u zich afmeldt. |
Deze cookies zijn beveiligd (HttpOnly, en Secure over een HTTPS-verbinding) en worden niet met derden gedeeld.
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
U kunt een verzoek indienen via info@afspraakmanager.be of via de optie "Verzoek gegevensverwijdering" in uw account. Wij reageren binnen 30 dagen.
Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? U kunt terecht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen wordt u via e-mail of via de applicatie op de hoogte gebracht. De datum bovenaan dit document geeft de meest recente versie aan.